はじめに 県合同庁舎の臨時事務補助員とは？
県の合同庁舎はさまざまな部署が入っています。
その中で私が臨時事務員として、勤務したのが農林事務所の農村整備部でした。農地の土地改良、区画整理を行っている課で30人くらいいる職員のほとんどが男性、しかもおじさんで女性は３人程度です。そこに私より先に勤務している臨時事務員が1人いるような部署でした。
だいたい職員は朝、出勤して席につくともくもくと図面と向き合っているような感じで、静かな雰囲気でした。
農林事務所の農村整備部の臨時事務の仕事内容
主な作業はPCで依頼された文書作成、ファイリング、備品管理、図面のコピー、管理、お弁当の注文、電話対応、雑務でした。
文書作成は決められたテンプレートがあるので、それに沿って入力を行うかたちでした。それを作成して職員が手直しなどをした後、課長、部長の決裁がおります。その後、関連事務所や県の他の地域の農村整備部、市の農政部などに送付するため農林事務所の印鑑を総務部の部長の机上までもらいに行くことがたびたびありました。
図面のコピーは専用のコピー機が別室にあり、小さめサイズから1畳あるのではないかという特大サイズを何十枚も行い、そのコピーが終わると大きめなテーブルがある部屋でそれを広げ、色鉛筆で塗る、小さく折る作業の繰り返しでした。塗り絵と折り紙を行っているようでもくもくとできたので私の中では、好きな業務でした。
備品は図面や契約書などをまとめるファイルやインデックス、ペンなどの文房具、ファイルに貼るテプラのテープの減りが激しく、頻繁に補充が必要になりました。補充する場合、総務部に行き担当の職員に依頼しないといけないので、最初はどれが、どのくらいこれから必要か予測がつかずたびたび足りないものが出てきていしまい、ファイルやテプラのテープなどは他の部署からもらったり、借りたりすることがありました。
慣れてくると、監査や契約があるからファイルがどのくらい必要か職員に尋ねて、予測ができるようになったので、だいたい丁度よく補充することができるようになり慌てることが少なくなりました。
お昼の注文は役所関係の臨時事務員を経験している人なら誰もが経験してると思います。だいたい9時くらいに注文がないか聞きまわり、あるとお金をもらい、電話注文をします。注文するお店はだいたい2.3件と決まっていて、お昼前になると、注文したものを配達してくれるので、それまでにそのお店ごとにおつりがないようにお手製の袋にお金を入れて、お弁当の置き場所に置いておきます。
おじさまは、その時小銭を持っていない人もいるので、お金をくずすために売店に行くこともありました。ラーメンや丼を注文した人はどれがどれだか分からないし、自分が何を頼んだのか忘れることもあるようなので、蓋をしてあるラップに名前を書いていました。
電話応対は、取次がメインでした。雑務はコーヒー作り、ごみ集め、お掃除などを行いました。
県合同庁舎の臨時事務員の1日
8:30 出勤、ポットにお湯を入れる、コーヒー作り
8:50 お昼注文聞き取り
9:00 電話注文、依頼された文書作成
11:40 お昼の準備
12:00 お昼休憩
13:00 お昼のお片づけ、依頼された文書作成
17:00 掃除
17:15 退社
県合同庁舎の臨時事務員の仕事の特徴
県合同庁舎の臨時事務員の仕事は、職員がやりきれない細かい作業や時間がかかるような根気を必要とする作業を任されることが多く、気力を使いました。
ただ、忙しい部署ではなく時間がゆっくり流れているような職場でしたので、適度に休みながら仕事ができました。
仕事の内容は1人ではなく数人の職員のサポートで一度に依頼してくることも多かったので、期限が迫っている業務を時間内に終わらせることが難しいこともたまにあり、期限を少し伸ばしてもらいました。
業務量に波があるので、暇なときは職員と話したり、売店に買い物に行ったり、備品のチェック作業などを行いました。以前勤務していた臨時事務員のマニュアルがありましたが、業務内容はそれだけではなく細々としたものがあるので、柔軟に対応できる方が向いている仕事だと思います。
まとめ
勤務部署の職員は、当然公務員なのですが、みなさん、毎日作業着を着て出勤していましたので、どこかの建設事務所の様な雰囲気でした。
職員は声が大きい人が多かったので、話し合いをしているときにヒートアップするとどんどん声が大きくなり、喧嘩でも起きたのかと思うくらい激しく言い合いをすることもありました。
しかし、普段はとても明るく、大きな口を開けて笑うような気さくな人達ばかりだったので、話しやすく楽しく仕事をすることができました。
ただ、10か月という期限付きだったのはとても残念なことです。市役所の臨時事務員の契約が3年なので、県ももう少し契約を延長できたらもっと職員のサポートができたのでないかと思います。
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