仕事術その１「自治六法の本」
自治六法は地方自治法、公職選挙法、地方公務員法、地方財政法など地方自治に関する法律が載っている図書です。所属部署にも置いてあることがほとんどですが、職員研修で用いることも多いため、個人で持っている市町村職員も多いです。
頻回に使うわけではありませんが、地方公務員としての基本的な法律的側面が載っています。改訂ごとに購入する必要はありませんが、１冊持っていても良い本です。
仕事術その２「ご当地検定本」
自分の担当業務に関する本、特にご当地検定の教本などを使って勉強しておくと、実務に役に立ちます。
また、苦情の対応があまりに続いて疲れ果てた時には、アンガーマネジメントの本を読んでみるなど、その時々の自分にとって参考になる本で、必要な知識を取り入れることは多いです。
仕事術その３「お役立ちサイトをブックマーク」
信頼できるインターネットサイトを参考にして、仕事をすることもあります。以下のサイトはよく使いますので、ブックマークしておくと便利です。
１）法令データ提供システム｜電子政府の総合窓口e-Gov イーガブ（総務省）…各種法令が検索できます。
２）務省統計局ホームページ…各種統計結果が閲覧できます。文書作成時の参考資料として使用することも多いです。
３）所属先の自治体のホームページ、都道府県のホームページ
これらを基本として、自分の担当している事務内容に関するインターネットサイトなどをブックマークしておくと便利です。また、交通機関の時刻表や乗換案内なども出張や来客時によく検索しますし、エクセルの関数一覧などもパソコンが苦手な職員にはとても便利です。
自分のスタイルに合わせてインターネットを利用しますが、公的な決裁書類などの添付書類に使う時には、例えばブログ記事や質問掲示板などの信用度の低いサイトは、原則的に出典元としてはいけません。
当たり前ですが、公務に使うために貸し与えられているパソコン、インターネット環境ですので、私用に使ってはいけません。
仕事術その４「事務用品」
自治体にもよりますが、市町村では事務用品費を切り詰めていることが多いです。そのため、細々とした事務用品は自費で購入するというケースもままあります。
付箋やペン、朱肉など「絶対に必要なのにー！」と思う物でも自分で用意することもあるでしょう。その際に気を付けたいのは、公務で使用する物なので、私物であってもあまり華美でないものを選ぶようにしましょう。
仕事術その５「身分証をまとめるケース」
市町村の職員になると、職員証の他に自分の担当業務に関する身分証が発行されます。これは、例えば立ち入り調査を行う際に提示しなければならないなど、法律によって定められている物です。
担当している業務によっては、一人に何枚もの身分証が発行されることもあります。そこで、それらをまとめて保管しておける、カードケースがあると便利です。
仕事術その６「体温調節グッズ」
市町村の庁舎は冷暖房がエコ設定になっています。〇月以降にならないと冷暖房が付けられないとか、〇度の温度設定にするなど、空調管理のルールがあるため、冷暖房があまり効いていないことが多いです。
特に残業時には冷暖房が切られてしまうので、卓上の小型扇風機やブランケットといった体温調節用のグッズがあると良いです。
市町村の役場に行くと、うちわでパタパタ仰いでいる職員を見かけたことはないでしょうか。エコな涼みグッズとして団扇を作製したり、使用を推奨していたりする市町村もあります。しかし、住民から見ると仕事中に使用するのは「怠けているように見える」「だらしない」といった意見もあり、業務時間内の利用は賛否が問われています。
仕事術その７「自作！対応一覧のまとめの書」
苦情を受けたり、住民同士のトラブルに当たったりする場合などは、それらを一覧にした物を記録として残しておきます。そうしておくことで、同じような問題が起こった時にすぐ参考にできるようになります。また、その問題が再燃した時にも過去の情報がすぐに紐づけられるので、対応が容易になります。
このような一覧は、たとえ作成が業務として求められていなくても、自分のための参考資料として必要なものです。特に窓口業務の多い部署に所属する場合は、自分の対応がこれで良かったのかと振り返るためにも使えますし、作成しておくことをお勧めします。
仕事術その８「地元の住宅地図」
所属部署に地域の地図が置かれているのですが、その中でも住宅地図を縮小コピーして必要箇所を持っておくと便利です。
市町村の職員は、自治会長さんのお宅まで必要書類を持って行くなど、個人宅を訪問することも多いです。自分の生まれ育った市町村などで、よく知っている土地であれば必要ないかもしれませんが、訪問することのあるお宅や自治会館などをピックアップした、自分専用の地図を作製しておくと便利です。
その際には、自治会長さんなどのお名前や電話番号を併せてメモしておくと分かりやすいのですが、個人情報を記載したものになるので、しっかりと管理する必要があります。
また、地図の発行元によっては、個人的な利用であってもコピーが許されないケースもありますので、著作権を侵害しないよう確認の上でコピーするようにしましょう。
仕事術その９「自作！関連組織の連絡先・担当者一覧表」
手持ち資料として、各関連組織や担当者一覧表を作成しておくと便利です。
特に窓口業務が多い場合、例えば自分の所に問い合わせが来たものの、「それは市町村ではなく都道府県の所管なんです…。」などという事もよくあります。
住民からすると「そんな…縦割り行政だな。たらい回しにされるのかな。」といった気持ちになる事でしょう。
その時に、都道府県の庁舎の代表電話番号を伝えるのではなく、具体的な担当課と担当職員の名前を教えるようにすると、住民の縦割り行政に対する不満を少しでも和らげることが出来ます。
また、その時には「私の方から都道府県の担当者に事情を説明して、話を通しておきますね。後で、その担当者から電話をしてもらうようにしますね。」と伝えると、たらい回し感を減らすことに繋がります。
まとめ
いかがでしたか？このように、自分の仕事がスムーズで快適に行えるように、必要なお仕事グッズを揃えていきます。
今日では、財政難などから職員数が減少傾向にある市町村も多いでしょう。そんな中、住民に満足してもらえる行政サービスを行うために、お仕事グッズだけにとどまらず、職場環境そのものを整え、効率的に仕事が進むよう努めなければなりません。
本記事は、2017年5月9日時点調査または公開された情報です。
記事内容の実施は、ご自身の責任のもと、安全性・有用性を考慮の上、ご利用ください。
