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大学の運営を担う「大学職員」の役割を徹底解説!仕事内容や1日の流れ

約90万人の学生が通う日本の大学は全国に約800校あります。その大学の運営は、各教育科目に必要とされる「教員」と運営事務など全般を担うを職員で原則、構成されています。今回は、大学を運営する「大学職員」の仕事内容や1日の仕事について解説します。

2017年04月11日更新

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目次
大学職員の仕事にはどのようなものがある?
【表1】文系大学における大学職員組織と業務概要
小規模でもそれなりの規模の組織に
大学職員の苦労
表2:大学における委員会組織と役割
事務職員の立場
「大学職員」と「教員」の関係 ー 組織的構造問題や課題
大学職員は大人気
大学職員の1日
まとめ
補足用語
大学職員の仕事内容

大学の運営を担うスタッフは、大きく、学生に教育サービスを提供する「教員」と、教員のサポートや大学の運営に関わるあらゆることを担うために、様々な役割をもった多くの事務員・技術員などによる「職員」で構成されています。

小学校や中学校、高校などにおいては、生徒が学校内で勤務される教員以外の職員と直接触れ合う機会も少ないため、自分の中学・高校時代に事務職員としてどなたが勤務されていたかを覚えている方はさほど多くないかもしれません。

中学・高校では、教員が教育以外の業務も数多くこなさなければならないため、教員以外の職員数は極端に少ないと考えられます。

大学では、「教員」による教育・研究関連業務、各種委員会業務などと、「職員」による総務、教務、財務、就職支援、広報などの業務とは明確な業務分担がなされており、事務職員の数も学生数1,500人から2,000人クラスの大学では、ほぼ専任教員数と同数に近い人数が必要であるといわれています。

そんな大学の職員たちは、中学・高校などと違って日常的に大学生と接する機会も多くなり、大学運営では、前面に立ち、様々な業務分野で活躍します。また、中には教員と職員の協働業務も多数存在し、日常的にそれらが不足なく稼働することで大学運営が成り立っています。

つまり、教員と職員は不可分の関係となっており、互いの立場を尊重し合うことで有機的に機能する重要な役割を職員ももっています。全国には800弱もの大学が存在し、大学の事務職員という職業も比較的大きな就職マーケットになっています。

国立大学の職員は、独立行政法人化される数年前までは「公務員職」でした。

今回はそんな「大学職員」という職業の仕事内容やそれに関連して大学組織について解説します。

大学職員の仕事にはどのようなものがある?

大学によって大きく異なりますが、それは大学の特性にもよります。

医学系、理学系(物理学、化学、生物学、地球科学、天文学、数学など)、工学系(電気、機械、材料化学等)などや、文系(人文科学と社会科学など)では、大学に必要な機能(ソフト・設備など)にも違いがあり、医学、工学、理学などでは、研究設備や機能にも特徴のほか、大掛かりな手術装置や薬品、実験装置、実験用動物、試験機能等、文系ではあまり必要としない高価であったり、場所をとったりする装備が存在します。

産学共同研究や共同開発などによる機密事項、特許関連業務など、通常の学生募集や教務関連業務以外にも非常に重要な機密扱いの情報の対象のものも保有している場合もあり、中でも多額の研究費や企業助成金などを獲得するような教授の研究室には、秘書機能があったりもします。

あまり特殊な環境の解説をしてもきりがないので、今回は、一般大学(文系)の場合を例にとって「組織構成」や「業務内容」についてお話していきます。

一般的な中小大学の職員組織は、おおよそ次の【表1】のようになります。

各機能は「部」の構成になるのか、「課」の構成になるのかは大学の規模によります。また、どの部署にどの機能を内包させるのかなども、学校によって異なりますので、組織機能はどの学校も同じものと判断することはできません。あくまでもどの機能を強化するのかは、学校の経営戦略によるものであると考えてください。

【表1】文系大学における大学職員組織と業務概要


・教務部(課)
 教務関連事務、大学院事務、教育支援業務/履修、単位管理、他教育関連実務など
・入学センター室
 国家試験指導事務/センター試験対応、入試関連業務全て
・情報処理部(課)
 電算関連業務部/学内の無線LAN機能や学内PC、サーバ関連管理など
・研究推進部(課)
 研究知財事務/特許、意匠登録等管理業務など
・学生部(課)
 学生相談事務室/学生生活サポート、学内行事関連業務、校内活動管理業務など
・スポーツ振興部(課)
 クラブ活動管理業務、各種施設貸し出し管理業務、指導者配置管理業務など
・就職キャリア支援部(課)
 就職活動支援業務、就職対策セミナー、企業への売込みなど
・国際連携部(課)
 留学支援事務、国際教育事務/留学生サポート業務、提携校拡充業務など
・図書館部(課)
 図書事務/図書館管理機能、利用者推進機能、学外利用管理機能など
・社会連携部(課)
 産学連携機能、地域連携機能、地域企業連携、人材交流機能推進業務など
・企画・広報部(課)
 学生募集・広報機能、校友機能、メディア支援事務、広報機能統括機能など
・総務部(課)
 人事事務、各種受付業務、研究室管理、文書管理、内規、福利厚生関連業務など
・施設部(課)
 学校施設維持管理業務、スポーツセンター維持管理事務、営繕関連業務など
・財務部(課)購買・調達事務、経理事務、資産管理事務、資金調達業務、法人管理業務など
・経営企画部(課)
 経営管理業務、評議員会、理事会、調査役、幹事会等会議管理業務など
・評議員会
・理事会
・調査役
・監事

小規模でもそれなりの規模の組織に

このように一般大学(小規模/学生2,500名クラス)でもこのくらいのボリュームになるわけです。業務ボリュームや学部構成にもよりますが、教務、総務、広報、キャリア支援などは8名から10名以上が配置され、その他の各部署には4名以上が配置されていると考えれば、軽く80名クラスになってしまうのです。このほかにも毎日の清掃管理などは、さらに外部委託されますので、スタッフ部門の方々の数は中学・高校における事務職員数の比ではないことがわかります。

大規模大学の場合は、各学部に学部事務機能が設けられ、学部運営に関する細かなサポートを行うようになっています。
特殊なケースを除けば、大学施設は高校施設などよりも規模は格段に大きく、その機能も多岐にわたっているため、施設(ハード)と主たる商品である教育・研究(ソフト)、そのサポート機能などが相まって理想的な教育環境が整うわけです。さらに、学校運営に関する各種委員会が設けられており、様々な方針策定に関する委員会が開催されます。それら委員会は教員と職員との協働運営となっています。大学における様々な意思決定機関となっている教授会も教務課の進行サポートのもとで実施されます。

大学職員の苦労

大学運営において重要な役割を有する大学職員ですが、実は苦労も多く大変な一面もあります。

大学には運営上の多岐にわたる機能に対して職員が配置されています。どの大学にも必ず存在し、最も教員との連携を必要とする「教務部」では、教員のサポート(TA ※1・TS ※2)やシラバス(講義内容構成)管理、履修管理や履修相談窓口、レポート管理、講義資料作成など実に多くの業務があります。さらに、期日を守らないわがままな教員への催促や講義のサポート、各教科のシラバス修正や授業方針の作成などを追いかけ続けなければなりません。加えて定期試験の準備や学内教育行事の段取りや運営など、履修相談や公欠申請、レポート提出など学生のサポート(SA ※3・SS ※4))も行うことになります。こういったわがままな両者の間に立って授業や講義を順調に進めていかなくてはなりません。

また、「企画・広報部」などでは、学生募集に関することの全てを企画し、実行していきます。全国の高校に対する受験促進活動やオープンキャンパスなどを企画し、学校単位での模擬授業を実施することもあります。学校訪問などでも学内を案内するだけでなく、学校をより魅力的に宣伝したり、HP、SNSを駆使して学園生活を紹介したりといった活発な学生募集活動を展開します。高校などへの宣伝期間には積極的に全国の高校へ出向き、宣伝活動や提携高校を増やすために動き回るのです。有名大学でなければ潤沢に学生が応募してくれる時代ではありませんので、この部門の活動も非常に重要なものです。定員割れするかどうかの責任がこの部署にかかっているわけではありませんが、この部署の活躍は学校経営にとっても大切な役割を担っているといえます。

しかし、いくら企画・広報部が頑張っても教育プログラムに魅力がなかったり、訴求力の低い学科、カリキュラム構成になってしまったりしているようであれば、入学者数を増やすことは難しいかもしれません。教員の構成や魅力もしかりです。こういった場合は、互いの責任を追及するような関係に陥ることもあると聞きます。大学運営方針の多くは教授会などの教員主導で進められていきますので、教員よりも職員の方が弱い立場となってしまうという、何とも理不尽な事態が生まれることも少なくないようです。また、「キャリア支援」の部門では、社会情勢に適合した就職対策を講じるよう工夫をしていきますが、近年の教員は企業との関係を持たない方も多いため、担当者は、教員(特にゼミ担当教員)にはもっと積極的に学生の就職対策活動へ参加してもらいたいとの意向を持っているようです。教員は就職対策を自分の仕事として認識していないというケースも多くあるといい、担当職員は「就職相談部門単独の働きかけのみでは、高い成果は見込めない」との不満を持っているわけです。

事務職員は、教員とは異なって一般企業などと同様の勤務体制(変則)となっており、朝8時30分から19時00分を基本として勤務シフトが組まれています。学校はセメスター制でも、職員は規定された夏休みと冬休みの休暇以外は、通常勤務体制となっています。土・日・祝日は基本的に休日となりますが、祝日でも受業日となっている場合には出勤日となってしまいます。その分は他の日に代休を取ることはできますが、1月以降はほぼ毎週入試試験が予定され、大学職員や教員は総出で対応することになりますので、なかなか連休予定を立てることが叶わないと嘆く方も少なくありません。

事務職員の業務体制が磐石でなければ大学運営をスムーズに進めることはできません。多少苦労はあっても気の抜けない大切な役割や責任を担っているのです。

表2:大学における委員会組織と役割

・各種教育科委員会   (教科毎のカリキュラム構成や科目の改善・改革案策定と推進他)
・図書館運営委員会   (図書館の運営方針策定、利用促進、書籍選書他)
・教務委員会      (教授会運営、教務に関する方針や連絡、協議事項などを決定)
・学生委員会      (学生関連事項の検討と決定、学内行事の検討と推進)
・入試委員会      (入試に関わる一切の計画や体制整備の構築)
・FD委員会       (教員の教育プログラムに関する提案、教育体制の向上などを目指す)
・学生募集・広報委員会 (学生募集に関する方針策定、広報活動の推進など)
・ハラスメント防止委員会(適正な業務環境を目指し、各種ハラスメントの防止対策を立案・管理)
・地域交流委員会    (地域の自治体などとの連携や「知の拠点」としての役割を表現)
・大学運営協議会    (大学経営の体制を適正化、教授会等で決定された方針の検証と承認)

事務職員の立場

大学の職員は全て正職員で構成されているわけではありません。ほぼ半数かそれ以上を契約職員が占めています。逆に言えば契約職員の方々が存在しなければ大学の運営は成り立ちません。表向きはどなたが契約職員なのかも分かりませんし、会議や委員会に出席すること以外は仕事内容にも全く区別はありません。立場に関わらず、どなたも責任を持って頑張っておられます。

大学職員の特徴とすれば、とにかく真面目な方が多いという印象があります。一般企業のような少々柔らかい感じではなく、私がこの世界へ入って最初に感じたことは、大学職員の方は真面目で規律正しく時間などにも厳格な雰囲気が強かったことでした。もちろん全ての方が該当するとは思いませんが、個人的な印象には強く残っています。要領が掴めない様々な手続きや段取りに関しても、きちんとサポートしていただきましたので、安心して講義に集中することができました。

大学職員の方々を性別で見ると、男性職員よりも女性職員の数が圧倒的に多い傾向にあるようです。特に男女雇用機会均等法を踏まえての対応ということでもないようですが、契約雇用という不安定雇用条件に対応できる方は、男性よりも女性の方が多いのかもしれません。実際のところ、既婚者や子供がいる方も数多く勤務されておられます。

大学内でのジョブローテーションとなると、小規模の大学ではさほどダイナミックに異動することもありません。したがって人事の硬直化による組織変革や業務改善などがうまく進まなくなる可能性も出てきてしまいます。また、昇級ポストの不足による優良職員の離脱や不良職員の固定化による業務の不備や不合理なども考えられます。契約職員の正職員化の道を開き、適正な人事考課、職員の職務ポストを創出するためのアイデアなども日頃から検討しておくことで、職員みなさんの意欲向上や人材の安定確保などが実現できる可能性をもっています。

大学も近年大きな組織改革が行われ、特に国立大学は国の手厚い庇護から、自主自立の道へ大きく舵をきっています。国立大学は独立行政法人となり、職員は従来の「公務員」という身分から「みなし公務員」と変化しています。つまり、国立大学であっても私立大学と同様の経営努力や健全化が求められるようになってきているわけで、政府や文部科学省の大学統制は一層厳しくなってきているのです。

それらに伴い、平成16年からは、国立大学の職員も従前の「国家公務員採用試験」から国立大学が合同で全国7ヶ所において実施される「国立大学法人等職員統一採用試験」によって採用が決定されるようになりました。国立大学の教職員数あたりの学生数は、0.8人程度といわれ、私立大学は2.0〜2.5人以上と私立大学の方が多めになっているようですが、それは医療系や工学系大学のほか国立大学などでは研究機関や大学院研究科のコースが充実しており、実習や演習が多くなるためといわれています。

「大学職員」と「教員」の関係 ー 組織的構造問題や課題

大学の職員

これまでの説明にもありましたが、職員と教員は大学という大きな車体を動かす両輪です。つまり、両者の間にギクシャクした部分が生じると学生サービスの充実化にはつながりません。教員や教育という商品とそれを販売・管理する職員の関係がうまく機能しなければ、大学が活性化したり望ましい学習環境を実現したりすることはできません。互いを尊重し、有機的な関係を構築していることが大学運営をスムーズかつ効果的なものとしていくため、日常から双方のコミュニケーションを大切にしていく努力が必要なのですが、稀に教員は職員を秘書や補完要員としてしか捉えていない方も存在します。入試の際の段取りに不備があると、平気で小言や非難めいた発言をするケースも見られ、職員サイドとは理解し合えない状況が生まれてしまうことがあります。

大学には文部科学省の設置認可基準を満たすために、不要な教員はほとんど存在しません。言い換えれば、教員がいなくなると科目の構成に穴が空き、厳しい文部科学省の指導を受ける可能性がありますので、ある意味では身分が保証されているわけです。そのために教員は少々強気となっている方もいるようですが、職員についてはその対象にはなっていないのです。つまり、大学がコスト削減を必要とする場合には、職員のリストラがイメージされる可能性があるため、教員よりも職員の方が弱い立場のように受け取られるようなのです。

教員の立場からすれば、いつも自分の講義や授業におけるサポート体制をとってもらうなど、日常的にお世話になっているため、深い感謝とともに大変心強いパートナーとして信頼しています。

また、職員は自らの意思に関わらず、入試を含めた学内行事には対応しなければなりませんが、教員は自分の役割が指定されていない行事には出向く必要がありません。そのような微妙な立場の違いからか、教員の姿勢などに対し不満を持つ方も少なからず存在します。

自校の入試には、教員だけでなく事務職員(管理職)も試験監督や面接対応をするケースがあるほか、講義のサポートや実習・演習サ
ポートを含め、教員と同じように前面に立って活躍することもあります。

このように同等の業務をこなしているにも関わらず、教員サイドのみに自由度が見え隠れするため不満が湧き起こってくるのかもしれません。中には「教員の質が低いから自分の給料や身分が不安定なのではないか」と考えている職員もいる始末。これは極端な例としても、日常的には役割やスケジュールなども異なるためか、共にランチをとったり飲みに行ったりという機会は少ないため、積極的にコミュニケーションをとっていくことで、そのような誤解は解消できるのかもしれません。

大学職員は大人気

ここまでを読み進めると、「大学職員はやめておこうか」と考えてしまう方も少なくないかもしれませんが、実のところ「大学職員」という職業は大人気なのです。

大学職員は、小学校、中学校、高校などの事務や用務職員から比べると、仕事内容は機能分化され、よりビジネスライクに取り組むことができます。社会との関わりや対外的な業務なども小学校、中学校、高校などとは比較にならないほど多くなりますので、学校運営に直接関わっている実感を強く感じながら仕事を進めることができます。

また、スポーツ指導を生業とするような指導者は、多くの場合クラブの指導を行いながらスポーツ指導職員という事務職に就くことがあります。スポーツ指導者になりたいと思われる方々で、何らかの特殊な実績をお持ちの方は、スポーツ指導職員を目指していくのも「一つの手」といえるでしょう。また、スポーツ指導職員となっている方の中には修士や博士を持つ方も多いため、職員でありながら教員として体育授業(非常勤)を受持つ方もいます。そのような方は職員として身分を安定させながら教育実績を重ね、教員(教授)との関係を構築しながら教員になるチャンスを狙っているわけです。ですから学内推薦などを除き、体育関連の教員候補者が教員の席が空くまでは、生活の安定化を図るために職員採用へ応募するケースは多いのです。スポーツ関連の職員はクラブを強化し、全国大会などへ出場するようになると大学の宣伝効果は絶大で、テレビなどのメディアに登場する機会が増えると学生募集に大きな影響を与えることになります。加えてスポーツ指導職員は学内の規律を保ち、学内行事などにおける学生コントロール能力を発揮して活躍するわけですから、学校としても重宝する存在となっています。

このように大学職員はとても魅力のある仕事であり人気のある仕事と判断できますが、新卒の求人はなかなか出てこないというのも特徴的です。やはり、仕事の現場では即戦力を必要としているため、何かしらの業務経験を通じてスムーズに馴染んでいって欲しいわけですから、できる限り大学の業務に関する知識を持った方を採用したいというのが本音といえます。

大学職員の1日

大学職員の1日は、一般企業の就業内容と遜色ないものです。業務内容の特性については学校法人固有の特徴があるものの、おおよそ8時から8時30分頃までに出勤し、17時30分から18時頃までの勤務体制の基本は一般企業と同様であるといえます。学生窓口業務が18時頃までになりますので、勤務シフトは若干の変則勤務体制がとられています。また、大学は様々な変則業務(オープンカレッジ、教授会、入試ほか)がありますので、その時々で変則勤務体制が生まれますが、後日の勤務体制を調整することでそれらの不合理を解消しています。
 教務部内であっても学務や教務(学部)、研究、会計、入試、委員会等々多くの業務担当者で構成されており、大掛かりな行事に関しては全体で対応する必要がありますが、各業務は担当者、担当グループ単位での責任遂行が基本となっています。そういった多様な業務を有する大学職員の業務の詳細を全て解説することは難しいですが、ここでは教務部のある1日を追ってみたいと思います。

大学職員の1日(教務部/教授会対応日の場合)
07:00 起床〜移動
08:15 出勤(教務事務所到着)
08:20 当日の予定確認(業務期日確認と連絡事項確認)
08:30 教務窓口受付開始(レポート等受付、提出期日・受付事項確認、配布資料セッティング)
08:30 当日の講義資料作成確認(不足や追加がある場合には、至急追加作成/TA・TS)
08:40 前日締め切りレポート等の回収・整理(教員配布手続き、担当教員への連絡、教室準備等)
09:00 各教務関連業務(学生受付業務/SA、講義・演習・実習サポート/TA、使用備品確認)
10:00 各教務関連業務(奨学金関連業務、資格関連受付、履修関連事項、教務関連予算執行業務等)
12:00 昼食等休憩開始(学内食堂等にて昼食)
13:00 昼食等休憩終了(午後の業務についての確認等)
13:00 各教務関連業務(教員依頼業務/講義資料作成、演習・実習必要備品等準備、教員打合せ等)
       (教授会資料作成、各委員会関連事項の確認と内容修正、会議内容の確認等)
14:30 教授会準備  (会議室準備、資料作成と配布準備、進行手順及びポイント打合せ)
15:30 教授会開始  (各学部長、教務委員長等との協働/各学部対応/各学部担当者単位の対応)
            (継続審議事項の確認、教授会協議事項、承認事項等の整理、報告書作成等)
17:30 教授会終了  (委員会資料配布、その他準備等含む)
17:40 各種委員会開始(各委員長等との協働/各委員会対応/各委員会担当者単位の対応)
18:40 各種委員会終了 〜 残務等整理
19:00 消灯・退室
19:30 帰宅

このように、ゆっくり考えて進められるような業務は少なく、常に細かな事案が山積していることや、時間の制約が生じることも多いため、期日や限られた時間までに済ませなければならない業務がとても多くなります。1日は業務に追われ、2週間に1度を基本とする教授会対策にも常に追われていくことはとても大変ですが、学校の様々な方向性を決定していく可能性があるため、シビアな対応が要求されます。重要な審議の資料が不足していたり、作成した資料に不備があったりすると、期日が定められた事案も滞る可能性があるばかりか、手続上、必ず決済を必要とするようなものは遅れると大変なことになるものもあるのです。

まとめ

さて、これを読んだ方にとって大学職員はどのように映りましたでしょうか。「知の拠点」という重要な役割を果たす「大学運営」に参加し、日本における教育振興の一翼を担うという志とTAやTSもしくはSAやSSといった役割をこなしながら、複数のキャンパスを股にかけて活躍するといった充実した仕事にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

補足用語

1)TA:Teaching Assistant(ティーチング・アシスタント)
2)TS:Teaching Support(ティーチング・サポート)
3)SA:Student Assistant(スチューデント・アシスタント)
4)SS:Student Support(スチューデント・サポート)

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